MICROSOFT ACCESS

Una base de datos de Microsoft Access es un conjunto de información relacionada con un tema o propósito particular.

Microsoft Access se basa en la simplicidad, con plantillas listas para que empecemos a trabajar y tiene herramientas eficaces para mantenerse al día a medida que los datos crecen.

Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales características se encuentran:

Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.

Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.

Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento.

Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.

Los elementos que conforman una base de datos en Access son.

1. Tablas: Colección de datos

2. Consultas: Acciones con los datos

3. Formularios: Presentación de los datos

4. Reportes o Informes: Impresión de los datos

5. Macros: Rutinas cortas para ejecutar eventos o acciones.

6. Módulos o Procedimientos: Definición de procedimientos comunes, variables públicas.

¿Qué es una base de datos?

Access 2010 es un programa en el que podrás crear y administrar bases de datos, pero antes de comenzar a usarlo, lo primero que debes tener claro es qué es exactamente una base de datos.

Una base de datos es como un almacén en el que se guarda y organiza diferente tipo de información, pero en el computador. Las bases de datos permiten a sus usuarios acceder, registrar y analizar datos de una manera rápida y sencilla. Son tan útiles que es muy probable que te hayas topado con ellas a diario.

EJEMPLO:

Imagina que una base de datos es como una colección de listas.

¿Para qué sirve una base de datos?

Puede que no sea sencillo darse cuenta de la gran utilidad que tienen las bases de datos, pero puede que al ver cómo la usan las personas, encuentres una gran oportunidad para tus propios intereses.

Las bases de datos están conformadas por varias listas llenas de información de diferente tipo, como la lista de productos o de clientes en una empresa.

Todas las bases de datos, desde las más sencillas hasta las más complejas, están compuestas por listas de información.

Imagina que eres el propietario de una pequeña pastelería y quieres tener una base de datos de todas las tortas que sabes hacer y de los clientes a quienes les gustan. Sencillo, porque la base de datos solo necesitaría la lista de clientes y la lista de tortas.

Sin embargo, en caso de que fueras un pastelero profesional, con un nivel de producción mayor y empleados a tu servicio, probablemente necesites mantener control de algunos otros aspectos y debas elaborar la lista de clientes, la lista de pedidos, la lista de ventas, la lista de ingredientes, la lista de precios y algunas otras..

Las listas en Access 2010 son un poco más complejas que las que hacemos en una hoja de papel, ya que las listas se organizan en tablas que permiten almacenar información incluso más detallada. En la tabla de abajo, verás que la lista de clientes en Access 2010 se ha mejorado e incluye más datos acerca de los clientes de la pastelería.

Si has usado los programas de office, Access tal vez te recuerde mucho a Excel, ya que los datos se organizan de una manera parecida. De hecho, podrías crear tablas en Excel de una manera similar a como se hacen en Access.

¿Por qué usar bases de datos?

Si una base de datos está compuesta por listas y tablas, similares a las que se hacen en excel, ¿Por qué no usar excel para crear bases de datos? Bueno, existen un par de diferencias importantes.

La primera diferencia consiste en que Access es mucho mejor analizando y organizando datos no numéricos, como nombres o descripciones, algo en lo que Excel se ha especializado, pero con los números.

Sin embargo, lo que realmente separa a estos dos programas es la capacidad de relacionar los datos almacenados en ellos.

Relacionar bases de datos

La capacidad de relacionar bases de datos consiste en entender cómo los elementos registrados en las listas se conectan unos con los otros. Para comprender mucho mejor este concepto, volvamos al ejemplo de la pequeña pastelería con la lista de clientes y la de tortas. Imagina que decides crear una tercera lista en la que aparezca el tipo de torta que prefiere cada cliente (de esta forma no te equivocarás con los pedidos).

¿Viste cómo la lista de "Pedidos" contiene elementos de las dos listas anteriores? Una base de datos es capaz de entender que las palabras "Karla" y "Nueces", de la lista de pedidos, corresponden a la misma "Karla" de la lista de clientes y a la misma torta de "Nueces" en la lista de productos. Una relación fácil de comprender para nosotros, pero no para un libro de Excel.

En Excel tendrías que escribir la misma palabra o registro una y otra vez cuando la necesites, mientras que con Access puedes analizar la misma palabra en diferentes relaciones o tablas sin necesidad de volver a ingresarla.

Elementos u objetos de Access

Las bases de datos en Access se componen de cuatro elementos objetos fundamentales: las tablas, los formularios, las consultas y los reportes. Aquí te mostraremos en qué consiste cada uno de ellos.

Las tablas

Access registra y organiza los datos en tablas similares a las que elaboramos en Excel, por lo que son el corazón o núcleo de la información que existe en una base de datos; sin ellas sería imposible que funcionen correctamente.

Como ya lo habíamos mencionado, las tablas están compuestas por filas y columnas. Una fila es una seguidilla horizontal de celdas y una columna es una seguidilla vertical.

En Access, a cada columna se le llama campo. Los campos son una manera de organizar los datos por el tipo de información que contienen. Por ejemplo, en el campo "Nombre" siempre habrán celdas con nombres de personas, en el campo "correo electrónico" las celdas tendrán direcciones de e-mail, etc.

Las filas en Access son denominadas registros. Cada registro corresponde a la información completa de un elemento.

De este modo, cada celda en una fila es parte de la información del mismo registro. Por ejemplo, si tenemos la tabla "clientes" cada fila tendrá los datos de un cliente específico: su nombre, correo electrónico, dirección, teléfono, etc (cada uno en una celda diferente).

Verás que cada registro aparece enumerado en el campo ID. Este corresponde al número de identificación de cada registro y no podrá cambiarse. Para eliminar un número ID, es necesario eliminar todo el registro.

La clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.

En la pestaña Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave principal del grupo Herramientas.

A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.

Si quieres que el sistema se encargue automáticamente de generar los valores del campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeración.

Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botón Clave principal, que acabamos de ver.

Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.

Guardar una tabla

Para guardar una tabla, podemos:

Pulsar en el botón Archivo y elegir la opción Guardar.

O bien hacer clic sobre el botón Guardar

de la barra de Acceso Rápido.

Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Escribir el nombre de la tabla.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo avisandonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree una, si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo autonumeración y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.

Crear la primera relación

Para crear relaciones en Access 2013 deberemos:

Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos.
O bien, desde el botón de Archivo > Información.

En caso de que tengas una tabla abierta, también encontrarás este botón en:

La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos en Vista Diseño.

La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja de datos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos indicar qué tablas queremos relacionar.

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada. También puedes seleccionar varias a la vez pulsando CTRL.
Hacer clic sobre el botón Agregar.
Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones.
Hacer clic sobre el botón Cerrar.

Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

Para crear la relación:

Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso código paciente de la tabla Pacientes).
Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo codigo paciente de la tabla secundaria (Ingresos).
Soltar el botón del ratón.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguiente:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (Pacientes y Ingresos) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación (código paciente y código paciente). Ojo! La información de ambos campos se debe corresponder, por lo tanto han de ser del mismo tipo de datos. No puedes relacionar, por ejemplo una fecha de nacimiento con un apellido. En cambio no es necesario que el nombre del campo sea el mismo.

Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios porque un mismo paciente puede ingresar en la clínica más de una vez).

Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.

Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.

Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.

Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.

Formularios - Consultas - Reportes

Aunque las tablas almacenan todos tus datos, únicamente los tres objetos restantes de Access te permiten trabajar con ellos. Los formularios, las consultas y los reportes son la forma de interactuar con la base de datos.

Los Formularios

Los formularios se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. Muy probablemente hayas tenido que llenar un formulario alguna vez, como cuando aplicas para un trabajo o cuando te registras en el médico... ah y también cuando abres una cuenta de correo electrónico en internet.

La razón por la que los formularios se usan de manera tan frecuente es porque son una forma sencilla de guiar a las personas en registrar su información correctamente.

Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas.

Con Access puedes diseñar tus propios formularios que te facilitarán la manera en la que ingresas la información a la base de datos.

Puedes incluir campos de una o varias tablas y hasta configurar algunas restricciones para asegurarte de que los datos sean ingresados en el formato correcto.

Las Consultas

Son una manera de recopilar la información de una o varias tablas. Es como hacer una pregunta específica a la base de datos. Sin embargo, no se usan para preguntas simples como: cuál es la dirección de determinado cliente; las consultas resuelven preguntas complejas como: cuáles son los correos electrónicos de los clientes que han comprado tortas en el último mes.

Por lo tanto, una consulta bien diseñada es capaz de mostrarte información que no podrías encontrar fácilmente en una tabla y que te evita buscar tabla por tabla.

Al crear una consulta, es necesario definir los criterios específcos de búsqueda para que aparezca exactamente la información que necesitas en el momento.

Tipos de consultas

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:

Consultas de selección.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

Consultas de acción.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Las veremos más adelante.

Consultas específicas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL o nuestro Curso de SQL Server, con los que aprenderás a realizar consultas manualmente.

Interfaz de Access 2010

Cuando estás aprendiendo a usar un nuevo programa, es importante que te familiarices con su ventana y las herramientas en ella. Access no es diferente; comprender su entorno hará que aprendamos a usarlo más fácilmente.

Si ya estás familiarizado con algún programa de Office 2010, verás que no hay muchas diferencias en la forma como están organizadas las herramientas. Sin embargo, en esta lección resaltaremos las características específicas que diferencian a Access 2010.

La barra de herramientas de acceso rápido
La Cinta de Opciones
El panel de navegación
Panel de objeto
Barra de navegación de registros
Barra de búsqueda

Acceder a las herramientas de Access 2010

1. La barra de Herramientas de acceso rápido

Esta barra no presenta ningún cambio con respecto a la de los otros programas de Office 2010. Puedes ubicar allí los comandos que más uses para tenerlos a un clic de distancia.
Puedes escoger qué comandos quieres que aparezcan en esta barra de herramientas. Por defecto, allí encontrarás los comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer.

2. La Cinta de Opciones

Está en la parte superior de la ventana de Access 2010, justo debajo de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido y es donde se hallan las pestañas Archivo, Inicio,Crear, Datos externos, etcétera.

Allí, tendrás acceso a todas las funciones para trabajar en Access 2010. Cada pestaña cuenta con varios grupos de comandos que puedes ejecutar de acuerdo con tus necesidades, ya que ellos permiten ejecutar acciones.

Cada grupo de comandos está divido uno de otro y tiene su nombre en la parte inferior. Por ejemplo, los grupos de la pestaña Archivo son: Portapapeles, Ordenar y filtrar, Registros, Buscar y Formato de texto (ver imagen arriba). Ellos cuentan con comandos parecidos entre sí. Por ejemplo, en el grupo Portapapeles verás todos los comandos relacionados con copiar y pegar.

Algunas pestañas se activan dependiendo del objeto en el que estés trabajando. Por ejemplo, si estás editando la información de una tabla de la base de datos, entonces verás que en la Cinta de opciones aparecen dos nuevas pestañas bajo el títuloHerramientas de Tabla, como se muestra en la imagen. Cada una con nuevos grupos de comandos específicos para el trabajo con las tablas en Access 2010.

Agregar registros e introducir datos

Añadir un nuevo registro

Hay tres opciones para agregar un registro nuevo a una tabla:

Opción 1

En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haz clic en la opción Nuevo.

Opción 2

En la barra de navegación de registros, ubicada en la parte inferior de la ventana, haz clic en el botón Nuevo registro.

Opción 3

Simplemente comienza a escribir en la fila bajo el último registro agregado.

Aprender a usar formularios

Aunque en Access 2010 siempre puedes usar las tablas para ingresar la información a tu base de datos, tal vez te resulte más fácil si lo haces usando formularios. Estos te ayudarán a asegurarte de ingresar los datos en el lugar correcto, en los campos correctos y en el formato correcto.

¿Por qué usar formularios?

Muchos de nosotros llenamos formularios con tanta frecuencia que casi nunca notamos cuando se nos pide usarlos. Los formularios son muy populares porque son útiles para ambas partes: tanto para la persona que solicita la información como para la persona que la provee.

Ya que es una manera de solicitar información en un formato específico, quien diligencia el formulario sabe exactamente que información incluir y en donde ubicarla.

Por ejemplo, la tabla de pedidos en la base de datos, podría vincular información sobre clientes, productos y precios extraídos de las tablas relacionadas. Un registro con información de solo pedidos puede lucir así:

Los registros en esas tablas incluyen el número ID de los registros de otras tablas.

Como puedes ver, este registro es más fácil de entender cuando se ve un formulario. Modificando el registro, sería más fácil, ya que no tendrías que saber los números ID para ingresar nuevos datos.

¿Qué es una consulta y cómo utilizarla?

¿Qué son las consultas?

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta enAccess 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseas.

¿Cómo se utilizan las consultas?

Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.

¿Qué son y cómo crear informes?

Con Access 2010 puedes crear informes fácilmente y personalizarlos a partir de de cualquier consulta o tablas en tu base de datos.

Pasos para crear un informe

Paso 1:

Abre la tabla o consulta que deseas utilizar para el informe. En este caso, abriremos la tabla de nuestros clientes.

Paso 2:

Selecciona la pestaña Crear. Allí, busca y pulsa el comando Reporte.

Paso 3:

Access creará un nuevo informe basado en el objeto. Es probable que algunos de tus datos se encuentren saltando de página. Para solucionar este problema, cambia el tamaño de tus campos. Sólo tienes que seleccionarlo y, a continuación, hacer clic y arrastrar el borde hasta que el campo tenga el tamaño deseado. Repite el mismo procedimiento hasta que te quede ajustada.

Paso 4:

Para guardar el informe, haz clic en el comando Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido. Cuando se le indique, escribe un nombre para el informe y pulsa el botón Aceptar.

APLICACIONES INFORMÁTICAS

domingo, 5 de junio de 2016

MICROSOFT ACCESS